Unsere Goldenen Regeln für das Arbeiten im Homeoffice

Da redet man man noch im Meeting darüber, wie sehr einen die ganze Situation rund um den Corona Virus an einen Science Fiction Film erinnert und tags darauf kommen schon zwei Mitarbeiterinnen von tbd* in häusliche Quarantäne, weil sie sich am selben Ort aufgehalten haben, wie eine Person die positiv auf Covid-19 getestet wurde. Und immer mehr Ärzte raten genau dazu: Isolation und breite Vermeidung von sozialen Kontakten, um die Verbreitung der Pandemie einzudämmen oder zumindest zu entschleunigen.

Doch in jedem Büro oder Coworking Space sind soziale Kontakte kaum vermeidbar. Eine Antwort auf das Virus könnte daher lauten: Homeoffice. Zumindest für alle Tätigkeiten, die am Computer ausgeführt werden und keine Fertigung oder externe Treffen benötigen. Doch wie arbeitet es sich am Computer von zuhause? Welche Regeln sollte ich befolgen und auf was sollte ich achten? Da wir – das tbd* Team – seit Ende letzten Jahres alle remote arbeiten (also von zuhause oder von CoWorking Spaces aus) haben wir uns (virtuell) zusammengesetzt, um die goldenen Regeln für die remote Arbeit, bzw. das Arbeiten im Homeoffice, zusammen zu stellen:

Es geht nicht ohne einen Plan

Wer denkt, bei Homeoffice reicht es, Mitarbeiter*innen mit Laptops zu versehen und dann nach Hause schicken, der irrt sich. Das Arbeiten von verschiedenen Standorten aus benötigt eine genaue Planung und Absprache. Es ist unter anderem wichtig:

• Regelwerk festlegen. Darin sollten Vorgaben enthalten sein, wie man sich verhalten soll, wenn man Mittagspause macht, welche (flexiblen) Arbeitszeiten gelten und wann man sich bei den anderen wie melden soll.
• Plan für virtuelle Meetings erstellen. Dadurch, dass man nicht mal eben schnell zu seiner*seinem Kolleg*in ins Zimmer gehen kann, um etwas zu besprechen, ist es wichtig regelmäßige (virtuelle) Meetings festzulegen, damit der Austausch untereinander gewährleistet wird. Wir haben zum Beispiel jeden Tag ein “Daily Meeting”, in welchem wir alles mögliche ohne feste Regeln besprechen und einmal in der Woche ein “Weekly Meeting”, welches einer Agenda folgt und bei dem wir alles was wichtig ist besprechen.
• Wissensmanagement anlegen. Spätestens jetzt macht es Sinn, eine digitale Ablage anzulegen und zu pflegen. Der Grund ist, dass ihr nicht mal eben schnell ins Büro gehen könnt, um nach einer Rechnung oder einer anderen Information zu sehen.

Kommunikation ist das A und O

Ein großer Teil unserer Kommunikation findet durch Gesten und Mimik statt – ein Umstand, welchen die Arbeit im Homeoffice nur dürftig auffangen kann. Aus diesem Grund macht es Sinn, sein Team mit neuen Arten und Weisen der digitalen Kommunikation vertraut zu machen. Auch um zu vermeiden, dass sich Mitarbeiter*innen zuhause allzu einsam fühlen. Erreichen kann man dies unter anderem durch:

• Mehr Meetings (per Tele- oder Videokonferenz) als im Büro. Meistens hat man im Büro nur Meetings, wenn ein Projekt ansteht oder man sich in der Planung für eins befindet. Wenn das Team remote arbeitet, macht es Sinn, die Anzahl der Meetings zu erhöhen. Warum? Weil man von Angesicht zu Angesicht mehr aus den Gesichtern herauslesen kann und im direkten Gespräch schneller zu einer Lösung kommt, als in endlosen E Mail-Konversationen.
• Kaffeepausen auch digital. Es gibt viele, die behaupten, dass die wirklich wichtigen Entscheidungen erst beim Feierabendbier getroffen werden. Und ganz ehrlich: Was wäre die Arbeit, wenn es die kurzen Treffen am Kaffeeautomaten nicht geben würde? Genau: eine traurige Angelegenheit. Darum ist es wichtig, auch bei der Heimarbeit auf eine zwischenmenschliche, von der Arbeit unabhängige Kommunikation zu achten. Warum also nicht mal einen Kaffee oder ein Bier zusammen vor der Webcam trinken und sich dabei unterhalten?
• Telefon/ Videokonferenz > Chat/ Email. Wie oft passiert es, dass wir in den sozialen Medien eine Nachricht verfassen, die von den Empfänger*innen komplett missverstanden wird? Oft. Das liegt daran, dass wir Menschen Gesichtsausdrücke brauchen, um Botschaften richtig einschätzen zu können. Fehlen diese, neigen wir dazu zu über- oder missinterpretieren.
• Spaß (und Emojis) rein bringen. Um Emotionen und Befindlichkeiten im Schriftverkehr besser ausdrücken zu können, ist es ratsam auf Emojis oder Gifs zurückzugreifen. Diese veranschaulichen auf alberne Art und Weise, wie wir uns fühlen und tragen möglicherweise dazu bei, dass die Stimmung heiter bleibt (trotz Quarantäne).

Das Büro Zuhause

Bei den aktuellen Mietpreisen können sich nur wenige Menschen das Privileg eines voll ausgestatteten Arbeitszimmers erlauben. Diese Tipps machen das häusliche Arbeiten am Computer einfacher:

• Klar definierten Arbeitsplatz schaffen. Um den Überblick zu bewahren, hilft es manchmal sich einen klar abgetrennten Bereich zu schaffen, in dem man arbeitet. Dann stört es niemanden, wenn Gegenstände bis zum nächsten Tag liegen bleiben. Dafür eignet sich natürlich vor allem ein Schreibtisch, aber auch die Hälfte des Küchentischs kann vorübergehend zum Arbeitsplatz deklariert werden.
• Pausen nicht vergessen. Eine große Gefahr der Remote Arbeit oder dem kurzzeitigen Arbeiten aus dem Homeoffice ist, dass man vor lauter Stress auf die Pausen verzichtet oder sie vergisst. Daher ist es manchmal hilfreich, für sich selbst oder im ganzen Team eine klare Uhrzeit dafür festzulegen.
• Bei Feierabend den Computer auch wirklich ausschalten. Genau wie bei den Pausen besteht die Gefahr, dass die zeitlichen Grenzen zwischen Arbeit und Privatem verschwinden. Das mag angenehm sein, wenn man mal zwischendurch die Wäsche aufhängen will, kann aber stressig werden, wenn man regelmäßig bis halb 9 Uhr Abends auf dem Sofa sitzen bleibt, um “kurz noch etwas für die Arbeit fertig zu machen”. Es kann also hilfreich sein, seine Arbeitszeit klar zu definieren und beim Ende ebendieser den Computer auch wirklich auszuschalten.
• Sich selbst belohnen. Im Homeoffice gibt es niemanden, der dir anerkennend auf die Schulter klopft oder klatscht, wenn du etwas Tolles erreicht hast. Daher: Belohne dich! Sei es mit einem Stück Kuchen oder indem du deinen Kollegen in einem virtuellen Meeting von deiner Heldentat erzählst und dir so die Anerkennung holst, die du verdienst.

Hilfreiche Technik und Tools

Im Laufe unserer Zeit als gänzlich remote arbeitendes Team haben wir einige Software und Tools gefunden, die unser Leben (und unsere Kommunikation) einfacher und effizienter gestalten. Es handelt sich hierbei nicht um Werbung, sondern lediglich um eine Auflistung der von uns verwendeten digitalen Infrastruktur. Es gibt bestimmt noch viele andere tolle Marken und Unternehmen, die fabelhafte Produkte herstellen. 

• Videokonferenz Programme. Wir benutzen Zoom, das die Möglichkeit besitzt unterschiedliche “Räume” aufzumachen, in welche Anwender*innen separat zum Rest der Gruppe Gespräche führen können. Außerdem kann man alles aufzeichnen und sich im integrierten Chat Dateien und Links zukommen lassen.
• Chat Programm. Es wäre ein Horror alle Absprachen und Konversationen per Email zu erledigen, daher braucht man bei der Arbeit im Homeoffice unbedingt ein Chat Programm. Wir nutzen ein Programm namens Slack, welches den Vorteil hat, dass man zu jedem Thema einen “Channel” (wie Chatroom) erstellen kann. Zudem erlaubt es einem einen Status einzustellen, um zum Beispiel seinen Kolleg*innen anzuzeigen, dass man sich in der Pause befindet und daher nicht antworten kann.
• Cloud Services. Um Daten zu speichern und zu teilen, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten oder ein Wissensmanagement anzulegen ist ein Cloud Service wie zum Beispiel Google Drive oder Dropbox unabdingbar.
• Scanner für das Handy. Da nicht jede*r einen Scanner zuhause stehen hat, manchmal aber wichtige Unterlagen herumgeschickt oder zur digitalen Ablage hinzugefügt werden müssen, bietet sich ein Programm wie zum Beispiel Tiny Scanner für das Handy an. Die kostenpflichtige App macht das Einscannen zum Kinderspiel und wandelt die Dateien dann gleich in praktische schwarz-weiße PDF um.